Adjoint(e) d’administration, CDTS

Publié le vendredi 1 novembre 2019

Type : NR3 – Adjoint(e) administratif(ve) à la recherche

Durée : Temps plein (35h par semaine), jusqu’à 12 mois, avec possibilité de renouvellement

Date de début : Flexible, dès que possible

Salaire : 46 683–59 997 $ par an (le montant exact calculé selon l’expérience et la date de début)

Unité : Centre de recherche en droit, technologie et société de l’Université d’Ottawa

Supérieur : Directeur, Centre de recherche en droit, technologie et société

 

Présentez votre candidature sur le portail RH de uOttawa (Affichage n°J1119-0156)

Veuillez noter que les candidatures seront acceptées du 7 au 17 novembre 2019.

Pour toute question, merci de contacter le directeur du CDTS, Pr. Martin-Bariteau, à fmb@uottawa.ca.

 

Description du poste

L’adjoint(e) d’administration fournira principalement un soutien administratif, opérationnel et de coordination général au Centre de recherche en droit,  technologie et société de l’Université d’Ottawa, le principal groupe de recherche canadien en droit, éthique et politiques des technologies.

L’adjoint(e) d’administration apportera également un soutien à certains projets spéciaux, événements et initiatives majeures du Centre, notamment Open AIR et la CIPPIC (Clinique d’intérêt public et de politique Internet canadienne Samuelson-Glushko), tout en veillant au respect des règles, politiques et procédures applicables.

Relevant du directeur du Centre de recherche en droit,  technologie et société de l’Université d’Ottawa, l’adjoint(e) d’administration sera installé(e) dans les espaces de travail du Centre au 100 Thomas Moore.

 

Tâches et fonctions

Gestion de bureau et réception

  • Exécuter des tâches de réception et de gestion générale du bureau, telles que téléphone, distribution du courrier, photocopie, classement, commande de fournitures, etc.
  • Coordonner et organiser des réunions, téléconférences et autres événements liés à la recherche; prendre et préparer les comptes-rendus.
  • Aider les responsables des projets et le personnel de recherche à planifier et organiser des réunions.
  • Assister à toutes autres tâches requises par des événements, des projets de recherche ou la direction du Centre.

Tâches financières et administratives

  • Préparer les demande de remboursement et de contrats de travail ; suivre les dépenses (par exemple, les remboursements) ; maintenir les documents financiers à jour et fournit des mises à jour comptables.
  • Assurer le suivi des fournitures opérationnels du Centre et des autres projets, et demander ou obtenir le matériel et les fournitures nécessaires à un projet
  • Aider à l'approvisionnement de biens et de services pour les activités du Centre, y compris la préparation des commandes pour approbation et la saisit les informations dans des bases de données d’approvisionnement.

Activités de communication et de liaison

  • Agit en tant que personne-contact principale pour le Centre.
  • Rédiger et préparer les correspondances routinières ; gérer et répondre aux courriers électroniques et aux demandes d'informations liées au Centre.
  • Préparer et/ou aider à la préparation, à la rédaction, à la traduction (en anglais et français) de documents clés, notamment des annonces, des rapports de projets, des présentations financières à l'aide d’un logiciel de traitement de texte, d’un tableur ou d'un logiciel de présentation.
  • Contribuer aux aspects administratifs de la préparation des demandes de subvention, et notamment gérer les curriculums vitae.

 

Connaissances, compétences, études et expérience

  • Diplôme d’études secondaires ; de préférence, achèvement d’une formation postsecondaire en administration et bureautique.
  • Une expérience en administration, y compris la comptabilité et la budgétisation, est un atout, en particulier dans un environnement de recherche.
  • Excellentes compétences en communication (à l’oral et à l’écrit), en français et en anglais, compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles et en service à la clientèle.
  • Excellentes aptitudes à l’organisation, à la résolution de problèmes et à la gestion de son temps.
  • Grande précision et souci du détail.
  • Solide maîtrise des outils informatiques et expérience de l’utilisation de la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Googles Apps et des outils de gestion du temps.
  • Capacité de forger des relations de travail harmonieuses avec ses collègues et interagir avec le public.
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