Adjoint(e), coordination administrative

Publié le lundi 11 janvier 2021

Type : NR3 – Adjoint(e) administratif(ve) à la recherche
Durée : Temps plein (35h par semaine)
Date de début : Flexible, dès que possible
Salaire annuel de base : 47 150 $–60 597 $ par an (selon l’expérience)
Unité : Centre de recherche en droit, technologie et société de l’Université d’Ottawa
Supérieur : Pr. Florian Martin-Bariteau, Directeur, Centre de recherche en droit, technologie et société

 

Présentez votre candidature sur le portail RH de uOttawa (Affichage n°J0121-0282)

Veuillez noter que les candidatures seront acceptées du 14 au 24 janvier 2021.

Pour toute question, merci de contacter le professeur Florian Martin-Bariteau à fmb@uottawa.ca.

 

Description du poste

L’adjoint(e) à la coordination administrative fournira principalement un soutien administratif, opérationnel et de coordination générale des activités du directeur du Centre de recherche en droit, technologie et société de l’Université d’Ottawa. L’adjoint(e) apportera également un soutien à certains projets spéciaux, événements et initiatives majeures, tels que l’Initiative IA + Société et la Chaire de recherche de l’Université en technologie et société.

L’adjoint(e) sera appelé(e) à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des événements et des projets assignés – le tout de façon autonome et proactive.

L’adjoint(e) sera amené(e) à travailler en étroite collaboration tant en français qu’en anglais avec de nombreuses personnes au sein de l’Université d’Ottawa et au sein d’un réseau de parties prenantes gouvernementales, académiques et communautaires, tant au Canada qu’à l’étranger.

 

Lieu de travail et COVID-19 : Depuis le début de la pandémie de la COVID-19, nous sommes passés à un modèle de travail à domicile et la personne recrutée débutera ses nouvelles fonctions à distance. Nous comprenons que la situation de chaque personne peut être unique et nous travaillerons avec la personne recrutée pour explorer les meilleures options possibles. À la réouverture du campus, l’adjoint(e) sera installé(e) dans les espaces de travail modernes du Centre au 100 Thomas Moore sur le campus de l’Université d’Ottawa. Après un délai raisonnable, il sera attendu de la personne recrutée qu’elle soit présente sur place.

 

Tâches et fonctions

Gestion de bureau et réception

  • Exécuter des tâches de réception et de gestion générale du bureau, telles que téléphone, distribution du courrier, photocopie, classement, commande de fournitures, etc.
  • Coordonner et organiser des réunions, téléconférences et autres événements liés à la recherche; prendre et préparer les comptes-rendus.
  • Aider les responsables des projets et le personnel de recherche à planifier et organiser des réunions.
  • Assister à toutes autres tâches requises par des événements, des projets de recherche ou la direction des projets.

Tâches financières et administratives

  • Préparer les demandes de remboursement et de contrats de travail ; suivre les dépenses (par exemple, les remboursements) ; maintenir les documents financiers à jour et fournir des mises à jour comptables.
  • Assurer le suivi des fournitures opérationnelles des projets, et demander ou obtenir le matériel et les fournitures nécessaires à un projet.
  • Aider à l'approvisionnement de biens et de services pour les activités des projets, y compris la préparation des commandes pour approbation et la saisie des informations dans des bases de données d’approvisionnement.

Activités de communication et de liaison

  • Agir en tant que personne-contact principale pour les différents projets.
  • Rédiger et préparer les correspondances routinières ; gérer et répondre aux courriers électroniques et aux demandes d'informations liées aux différents projets.
  • Préparer et/ou aider à la préparation, à la rédaction, à la traduction (en anglais et français) de documents clés, notamment des annonces, des rapports de projets, des présentations financières à l'aide d’un logiciel de traitement de texte, d’un tableur ou d'un logiciel de présentation.
  • Contribuer à l’entretien et à la mise à jour de site Internet et d’autres outils de communication des projets (blogues, bulletins de nouvelles, etc.).
  • Contribuer aux aspects administratifs de la préparation des demandes de subvention, et notamment gérer les curriculums vitae.

 

Connaissances, compétences, études et expérience

  • Diplôme d’études secondaires ; de préférence, achèvement d’une formation postsecondaire en administration et bureautique.
  • Une expérience en administration, y compris la comptabilité et la budgétisation, est un atout, en particulier dans un environnement de recherche.
  • Excellentes compétences en communication (à l’oral et à l’écrit), en français et en anglais, compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles et en service à la clientèle.
  • Excellentes aptitudes à l’organisation, à la résolution de problèmes et à la gestion de son temps.
  • Grande précision et souci du détail.
  • Solide maîtrise des outils informatiques et expérience de l’utilisation de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Forms, OneNote, Sharepoint et OneDrive), Google Apps et des outils de gestion du temps.
  • Capacité de forger des relations de travail harmonieuses avec ses collègues et interagir avec le public.

 

La lettre d’accompagnement doit indiquer le niveau de compétence en anglais et en français.

L’Université d’Ottawa est un employeur garantissant l’égalité des chances. Nous encourageons fortement les candidatures des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées et des membres des minorités visibles.

Conformément aux exigences de l’Immigration, des Réfugiés et de Citoyenneté Canada, toutes les personnes qualifiées sont invitées à présenter leur candidature ; cependant, la préférence sera accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.

Conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, l’Université d’Ottawa fournira des adaptations sur demande pendant le processus de recrutement, de sélection et d’évaluation des candidats handicapés.

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