Adjoint(e), coordination administrative

Publié le lundi 24 janvier 2022

Type : NR3 – Adjoint(e) administratif(ve) à la recherche
Durée : Temps plein (35h par semaine)
Date de début : Flexible, dès que possible
Salaire annuel de base : 47 622 $–61 203 $ par an (selon l’expérience)
Supérieur : Pr. Florian Martin-Bariteau, Directeur, Centre de recherche en droit, technologie et société

 

Description du poste

Le Centre de recherche en droit, technologie et société de l’Université d’Ottawa est à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la coordination administrative pour soutenir son directeur et d’autres projets. 

L’adjoint(e) à la coordination administrative fournira principalement un soutien administratif, opérationnel et de coordination générale des activités du directeur du Centre de recherche en droit, technologie et société de l’Université d’Ottawa. L’adjoint(e) apportera également un soutien à l’Initiative IA + Société et à la Chaire de recherche de l’Université en technologie et société, ainsi qu’à certains projets spéciaux, événements et initiatives majeures. 

L’adjoint(e) sera appelé(e) à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, assurera le suivi des finances, coordonnera des processus administratifs (y compris les ressources humaines), coordonner des événements et des projets assignés – le tout de façon autonome et proactive. 

L’adjoint(e) sera amené(e) à travailler en étroite collaboration tant en français qu’en anglais avec de nombreuses personnes au sein de l’Université d’Ottawa et au sein d’un réseau de parties prenantes gouvernementales, académiques et communautaires, tant au Canada qu’à l’étranger. 

Lieu de travail et COVID-19: Nous travaillons actuellement selon un modèle hybride, mais nous prévoyons de reprendre les activités en personne à l'automne 2022. À la réouverture du campus, après un préavis raisonnable, on s'attendra à ce que la personne retenue soit présente en personne dans l'espace de travail du Centre, au 100 Thomas Moore. Nous comprenons que les circonstances de chaque personne sont uniques et nous travaillerons avec la personne retenue pour explorer les meilleures conditions de travail pour elle.  

 

Tâches et fonctions

Gestion de bureau et réception

  • Exécuter des tâches de réception et de gestion générale du bureau, telles que téléphone, distribution du courrier, photocopie, classement, commande de fournitures, etc. 
  • Coordonner et organiser des réunions, téléconférences et autres événements liés à la recherche; prendre et préparer les comptes-rendus. 
  • Aider les responsables des projets et le personnel de recherche à planifier et organiser des réunions. 
  • Assister à toutes autres tâches requises par des événements, des projets de recherche ou la direction des projets. 

 

Tâches financières et administratives

  • Préparer les demandes de remboursement et de contrats de travail ; suivre les dépenses (par exemple, les remboursements) ; maintenir les documents financiers à jour et fournir des mises à jour comptables. 
  • Assurer le suivi des fournitures opérationnelles des projets, et demander ou obtenir le matériel et les fournitures nécessaires à un projet. 
  • Aider à l'approvisionnement de biens et de services pour les activités des projets, y compris la préparation des commandes pour approbation et la saisie des informations dans des bases de données d’approvisionnement.

 

Activités de communication et de liaison

  • Agir en tant que personne-contact principale pour les différents projets. 
  • Rédiger et préparer les correspondances routinières ; gérer et répondre aux courriers électroniques et aux demandes d'informations liées aux différents projets. 
  • Préparer et/ou aider à la préparation, à la rédaction, à la traduction (en anglais et français) de documents clés, notamment des annonces, des rapports de projets, des présentations financières à l'aide d’un logiciel de traitement de texte, d’un tableur ou d'un logiciel de présentation. 
  • Contribuer à l’entretien et à la mise à jour de site Internet et d’autres outils de communication des projets (blogues, bulletins de nouvelles, etc.). 
  • Contribuer aux aspects administratifs de la préparation des demandes de subvention, et notamment gérer les curriculums vitae. 

 

Connaissances, compétences, études et expérience

  • Diplôme d’études secondaires ; de préférence, achèvement d’une formation postsecondaire en administration et bureautique. 
  • Une expérience en administration, y compris la comptabilité et la budgétisation, est un atout, en particulier dans un environnement de recherche. 
  • Excellentes compétences en communication (à l’oral et à l’écrit), en français et en anglais, compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles et en service à la clientèle. 
  • Excellentes aptitudes à l’organisation, à la résolution de problèmes et à la gestion de son temps. 
  • Grande précision et souci du détail. 
  • Solide maîtrise des outils informatiques et expérience de l’utilisation de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Forms, OneNote, Sharepoint et OneDrive), Google Apps et des outils de gestion du temps. 
  • Capacité de forger des relations de travail harmonieuses avec ses collègues et interagir avec le public. 

 

Comment présenter sa candidature 

Postulez sur notre portail de candidatures

 

Le dossier de candidature doit inclure : 

  • une lettre de présentation, 
  • un curriculum vitae complet. 

 

Merci de diriger vos questions à droittech@uottawa.ca

Le comité de sélection commencera à examiner les candidatures le 11 février 2022. Les candidatures seront examinées jusqu’à ce qu’un(e) candidat(e) soit trouvé(e). 

La lettre d’accompagnement doit indiquer le niveau de compétence en anglais et en français. 

Nous remercions tou(te)s les candidat(e)s de leur intérêt. Bien que nous souhaitions assurer la meilleure expérience possible, seules les personnes envisagées pour le poste seront contactées. Veuillez noter qu’en raison de changements dans notre financement, notre gestion ou nos besoins organisationnels, nous nous réservons le droit de suspendre ou d’arrêter un concours à n’importe quel stade du processus. Les candidat(e)s seront informé(e)s en temps opportun. 

L’Université d’Ottawa est un employeur garantissant l’égalité des chances. Le Centre de recherche en droit, technologie et société de l’Université d’Ottawa s’engage fermement à favoriser la diversité au sein de sa communauté. Nous encourageons fortement les candidatures des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des membres des minorités visibles ainsi que de membres de la communauté LGBTQ2S+. 

La lettre d'accompagnement doit confirmer le statut d'immigration du candidat. Veuillez noter que si la personne recrutée n’est pas citoyen(ne) canadien(ne) ou résident(e) permanent(e) du Canada, elle devra être en mesure de se rendre au Canada pour obtenir son permis de travail et son numéro d'assurance sociale. 

Conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, l’Université d’Ottawa fournira des adaptations sur demande pendant le processus de recrutement, de sélection et d’évaluation des candidats handicapés. 

Haut de page